Sketch – The Writer component
Documenten veilig bewerken in Microsoft Word
Het genereren van een document is zelden de laatste stap binnen een bedrijfsproces. In veel organisaties moeten documenten nog worden aangevuld voordat ze kunnen worden goedgekeurd, ondertekend of verzonden. Dit kan bestaan uit het toevoegen van standaardclausules, het selecteren van optionele secties, het aanvullen van klantspecifieke informatie of het valideren van de definitieve inhoud.
De uitdaging bestaat erin de juiste balans te vinden tussen flexibiliteit en controle. Gebruikers onbeperkte toegang geven tot een document verhoogt het risico op inconsistenties, onbedoelde wijzigingen of niet-conforme inhoud. Anderzijds laat het volledig vergrendelen van een document geen ruimte voor noodzakelijke zakelijke aanpassingen.
De SmartDigiDocs Writer-component biedt hiervoor een oplossing door gebruikers rechtstreeks in Microsoft Word te laten werken, terwijl de integriteit van het document behouden blijft.
Werken in Microsoft Word
De Writer-component is beschikbaar als een Microsoft Word-invoegtoepassing, waardoor gebruikers documenten kunnen bewerken in een omgeving die ze al kennen en dagelijks gebruiken.
Er is geen noodzaak om over te schakelen naar een andere applicatie of een aparte editor te leren gebruiken. Documenten blijven gedurende het volledige beoordelings- en aanvulproces in Microsoft Word, waardoor zakelijke gebruikers de oplossing snel kunnen gebruiken.
Gecontroleerd documenten verrijken
In plaats van overal in het document vrije bewerking toe te laten, biedt de Writer-component een lijst met documentfragmenten die beschikbaar zijn voor het huidige document.
Deze fragmenten worden aangeleverd door de SmartDigiDocs-applicatie en gevalideerd voor het document dat wordt bewerkt. Gebruikers selecteren eenvoudig het juiste fragment en voegen het in waar nodig.
Dankzij deze aanpak kunnen documenten eenvoudig worden verrijkt, terwijl enkel relevante en goedgekeurde inhoud kan worden toegevoegd.
Bescherm gevoelige inhoud
Niet elk onderdeel van een document hoeft bewerkbaar te zijn.
Sommige secties bevatten verplichte juridische clausules, standaard contractteksten of andere informatie die ongewijzigd moet blijven. De Writer-component maakt onderscheid tussen bewerkbare en beschermde inhoud en voorkomt waar nodig ongeautoriseerde wijzigingen.
Zo krijgen gebruikers de nodige flexibiliteit zonder afbreuk te doen aan de consistentie of governance van documenten.
Voorbeeld bekijken vóór het invoegen
Voordat een fragment wordt ingevoegd, kunnen gebruikers de inhoud ervan rechtstreeks bekijken in de Writer-component.
Zo wordt het eenvoudiger om het juiste fragment te kiezen en wordt het risico op het invoegen van onnodige of foutieve inhoud verminderd.
Geïntegreerde workflowacties
De Writer-component bevat ook workflowacties die rechtstreeks beschikbaar zijn in het Microsoft Word-lint.
Gebruikers kunnen de vereiste documentacties uitvoeren zonder Word te verlaten, waardoor het volledige bewerkings- en validatieproces binnen één vertrouwde werkomgeving blijft.
Een vertrouwde gebruikerservaring met ingebouwde controle
Door de vertrouwde werkomgeving van Microsoft Word te combineren met gecontroleerde documentbewerking, helpt de Writer-component organisaties om het aanvullen van documenten te vereenvoudigen zonder concessies te doen aan governance.
Zakelijke gebruikers blijven werken in een omgeving die ze al kennen, terwijl SmartDigiDocs ervoor zorgt dat alleen goedgekeurde inhoud kan worden ingevoegd, beschermde secties ongewijzigd blijven en documentworkflows naadloos verlopen van creatie tot goedkeuring.