Sketch – Le composant Writer
Modifiez vos documents en toute sécurité dans Microsoft Word
La génération d’un document est rarement la dernière étape d’un processus métier. Dans de nombreuses organisations, les documents doivent encore être complétés avant de pouvoir être approuvés, signés ou envoyés. Il peut s’agir d’ajouter des clauses standard, de sélectionner des sections optionnelles, de compléter des informations propres à un client ou encore de valider le contenu final.
Le défi consiste à trouver le juste équilibre entre flexibilité et contrôle. Donner aux utilisateurs un accès illimité à un document augmente le risque d’incohérences, de modifications accidentelles ou de contenus non conformes. À l’inverse, verrouiller entièrement le document ne laisse aucune possibilité d’effectuer les ajustements métier nécessaires.
Le composant Writer de SmartDigiDocs répond à ce défi en permettant aux utilisateurs de travailler directement dans Microsoft Word tout en garantissant l’intégrité du document.
Travaillez directement dans Microsoft Word
Le composant Writer est disponible sous la forme d’un complément Microsoft Word, permettant aux utilisateurs de modifier leurs documents dans un environnement qu’ils connaissent déjà et utilisent au quotidien.
Il n’est pas nécessaire de passer à une autre application ni d’apprendre à utiliser un éditeur spécifique. Les documents restent dans Microsoft Word tout au long du processus de révision et de finalisation, ce qui facilite l’adoption de la solution par les utilisateurs métier.
Enrichissez vos documents de manière contrôlée
Plutôt que d’autoriser une modification libre de l’ensemble du document, le composant Writer met à disposition une liste de fragments de document adaptés au document en cours.
Ces fragments sont fournis par SmartDigiDocs et validés pour le document en cours d’édition. Les utilisateurs sélectionnent simplement le fragment approprié et l’insèrent à l’endroit souhaité.
Cette approche permet d’enrichir facilement les documents tout en garantissant que seuls des contenus pertinents et approuvés peuvent être ajoutés.
Protégez les contenus sensibles
Toutes les parties d’un document ne doivent pas nécessairement être modifiables.
Certaines sections peuvent contenir des clauses juridiques obligatoires, des formulations contractuelles standard ou d’autres informations qui doivent rester inchangées. Le composant Writer distingue les contenus modifiables des contenus protégés et empêche, lorsque cela est nécessaire, toute modification non autorisée.
Les organisations offrent ainsi aux utilisateurs la flexibilité dont ils ont besoin sans compromettre la cohérence des documents ni leur gouvernance.
Prévisualisez le contenu avant de l’insérer
Avant d’insérer un fragment, les utilisateurs peuvent en afficher un aperçu directement dans le composant Writer.
Il devient ainsi plus facile de sélectionner le bon fragment et de réduire le risque d’ajouter un contenu inutile ou inapproprié au document.
Des actions de workflow intégrées
Le composant Writer intègre également les actions de workflow directement dans le ruban Microsoft Word.
Les utilisateurs peuvent effectuer les actions requises sur le document sans quitter Word, ce qui permet de conserver l’ensemble du processus de modification et de validation dans un environnement de travail unique.
Une expérience utilisateur familière avec un contrôle intégré
En combinant la familiarité de Microsoft Word avec une gestion contrôlée de la modification des documents, le composant Writer permet aux organisations de simplifier la finalisation de leurs documents sans compromettre leur gouvernance.
Les utilisateurs métier continuent de travailler dans un environnement qu’ils connaissent déjà, tandis que SmartDigiDocs garantit que seuls des contenus approuvés peuvent être insérés, que les sections protégées restent inchangées et que les workflows documentaires se déroulent de manière fluide, de la création jusqu’à l’approbation.