DELA: Modernisering van documentautomatisering door middel van een naadloze infrastructuurmigratie
DELA maakte al jaren gebruik van SmartDigiDocs om zijn documentgeneratieprocessen te ondersteunen via een installatie op eigen locatie.
Omdat de overstap naar een ondersteund Windows Server-platform noodzakelijk was, wilde DELA ook zijn bestaande SmartDigiDocs-omgeving upgraden, inclusief de bestaande toolkit en aangepaste componenten.
Het doel was duidelijk: de technische infrastructuur moderniseren met behoud van bestaande integraties en aangepaste functionaliteit, en zorgen voor een soepele overgang naar de geüpgradede omgeving.
In nauwe samenwerking met DELA heeft het SmartDigiDocs-team de installatie met succes gemigreerd en geüpgraded naar versie 8.4, waarbij het project binnen de afgesproken termijn en zonder incidenten werd afgerond.
Modernisering van een bestaande omgeving voor documentautomatisering
De bestaande SmartDigiDocs-installatie van DELA moest worden gemigreerd naar een ondersteund Windows Server-platform. Tegelijkertijd wilde de organisatie haar volledige omgeving voor documentautomatisering upgraden, inclusief oudere toolkit-elementen en op maat gemaakte componenten.
Het project omvatte daarom meer dan alleen het opnieuw installeren van de software op nieuwe servers. Ook bestaande databases, integraties en op maat gemaakte componenten moesten worden gemigreerd, bijgewerkt of geconfigureerd om te kunnen werken met het geüpgradede platform.
Voor DELA was het behoud van de functionaliteit van de bestaande omgeving een belangrijke prioriteit. Bij de migratie moesten daarom de gevestigde processen voor het genereren van documenten behouden blijven, terwijl het platform werd overgezet naar een ondersteunde technische basis.
De uitdaging bestond erin de migratie en upgrade op elkaar af te stemmen en er tegelijkertijd voor te zorgen dat alle onderdelen tijdens de hele overgang naadloos bleven samenwerken.
Een zorgvuldig gecoördineerde migratie naar SmartDigiDocs 8.4
Om aan deze vereisten te voldoen, heeft het SmartDigiDocs-team van Contraste de on-premise installatie van DELA opnieuw geïnstalleerd en geconfigureerd op nieuwe Windows-servers, voor zowel de test-, acceptatie- als productieomgevingen.
Het project omvatte:
- Het opnieuw installeren en configureren van SmartDigiDocs op nieuwe Windows-servers
- Het upgraden van het platform naar SmartDigiDocs 8.4
- Het bijwerken van de bestaande toolkit en het aanpassen van aangepaste componenten
- Het migreren van de databases
- Het configureren van lettertypen en printerstuurprogramma’s
- Het testen van bestaande integraties en het valideren van de geüpgradede omgeving
Elke omgeving werd geconfigureerd en getest vóór de definitieve migratie naar de productieomgeving.
Om de overgang te ondersteunen, draaiden de oude en de geüpgradede omgevingen gedurende een korte periode parallel. Er werd ook een rollback-scenario opgesteld voor het geval het team moest terugkeren naar de vorige installatie.
Na validatie door DELA werd de geüpgradede omgeving in productie genomen.
Belangrijkste voordelen voor DELA
Een gedegen en toekomstbestendige technische basis
DELA heeft zijn SmartDigiDocs-installatie met succes gemigreerd naar nieuwe Windows-servers, waardoor het bedrijf is overgestapt op een ondersteunde infrastructuur met behoud van zijn on-premises-omgeving.
Continuïteit van bestaande integraties en aangepaste functionaliteit
Bestaande integraties, toolkit-elementen en op maat gemaakte componenten werden bijgewerkt, aangepast en getest om ervoor te zorgen dat ze bleven functioneren op het vernieuwde platform. Hierdoor kon DELA zijn bestaande processen voor het genereren van documenten behouden en tegelijkertijd profiteren van de vernieuwde omgeving.
Een soepele en gecontroleerde overgang
Parallelle omgevingen, een voorbereid rollback-scenario en gecoördineerde tests hebben de migratie naar de productieomgeving ondersteund. De overgang is zonder incidenten verlopen en er was geen rollback nodig.
Succesvolle upgrade naar SmartDigiDocs 8.4
De volledige SmartDigiDocs-omgeving van DELA is geüpgraded naar versie 8.4, inclusief de toolkit en de op maat gemaakte componenten, waarbij de bestaande processen voor het genereren van documenten behouden zijn gebleven.
Gevolgen voor de bedrijfsvoering en de bedrijfsactiviteiten
De migratie is succesvol afgerond, binnen de afgesproken termijnen en zonder incidenten.
Het project heeft verschillende concrete resultaten opgeleverd:
Successful migration across test, acceptance and production environments
Upgrade of the SmartDigiDocs installation to version 8.4
De functionaliteit van bestaande integraties en op maat gemaakte componenten blijft gewaarborgd
Successful transition to the new production environment
Het is niet nodig om het terugdraaiscenario te activeren
Twee weken intensieve ondersteuning na de migratie
Zorgen voor een soepele overgang door middel van voorbereiding en samenwerking
Hoewel de migratie vanuit technisch oogpunt relatief eenvoudig was, speelden een zorgvuldige voorbereiding en nauwe samenwerking met DELA een belangrijke rol bij de succesvolle uitvoering ervan.
Contraste en DELA hebben de installatie, configuratie, het testen en de validatie van de geüpgradede omgevingen gecoördineerd alvorens over te gaan tot de migratie naar de productieomgeving.
Tijdens de nabespreking na afloop van het project bevestigde de feedback van DELA dat de migratie volgens plan was verlopen en dat de afgesproken tijdschema’s waren nageleefd. Directe communicatie en effectieve coördinatie werden ook benadrukt als positieve aspecten van de samenwerking.
Ondersteuning van de voortdurende documentautomatisering bij DELA
Het DELA-project laat zien hoe een bestaande SmartDigiDocs-omgeving kan worden geüpgraded en gemigreerd naar een ondersteunde infrastructuur, met behoud van bestaande integraties en aangepaste functionaliteit.
Dankzij de nauwe samenwerking tussen DELA en Contraste kon een gecontroleerde overgang naar SmartDigiDocs 8.4 worden gewaarborgd, die volgens plan en binnen de afgesproken termijnen werd voltooid.
Het resultaat is een ondersteunde en geüpgradede SmartDigiDocs-omgeving waarmee DELA zijn bestaande processen voor het genereren van documenten kan voortzetten op een gemoderniseerde technische basis.