MyOrchestrator

Orkestreer document processen van creatie tot ondertekening en archivering met volledige traceerbaarheid, compliance en operationele controle.

Beeindig de document chaos zonder extra complexiteit 

In veel organisaties steunen kritieke document gedreven processen nog steeds op gefragmenteerde tools en manuele stappen: e-mails, PDF’s, Word-bestanden, spreadsheets en ad-hoc goedkeuringen. 

Dit leidt tot: 

  • ongecontroleerde documentversies
  • menselijke fouten en herwerkingen
  • gebrek aan transparantie en verantwoordelijkheid
  • compliance-risico’s
  • aanzienlijk tijdverlies voor operationele teams 

In een context van groei, toenemende regelgeving (NIS2, eIDAS, DORA, auditvereisten) en operationele druk wordt document chaos een reëel bedrijfsrisico. 

MyOrchestrator pakt dit aan door de volledige document levenscyclus te structureren en te automatiseren — zonder zware BPM-projecten of rigide systemen. 

Wat is MyOrchestrator?

MyOrchestrator is de document workflow orchestration module van SmartDigiDocs. 
Het stelt organisaties in staat om end-to-end document workflows te definiëren, beheren en uitvoeren in de cloud, met het document centraal in het proces. 

In tegenstelling tot traditionele BPM-platformen is MyOrchestrator pragmatisch, documentgericht en ontworpen voor operationeel gebruik. Het is eenvoudig te gebruiken door business teams en volledig geïntegreerd met Microsoft 365 en bestaande systemen. 

Het is geen generieke procesengine, maar de orkestratielaag die documentprocessen structureert en beveiligt.

Van documentgeneratie naar volledige documentorkestratie

SmartDigiDocs staat al jaren bekend om intelligente documentgeneratie. Maar na de creatie moesten organisaties nog steeds manueel instaan voor bewerken, validatie, ondertekening, archivering en systeemintegraties.

Met de opkomst van:

  • collaboratief werken in Microsoft 365
  • elektronische handtekeningen
  • cloudintegraties
  • API-gedreven ecosystemen 

werd het essentieel om de volledige document levenscyclus te orkestreren. 

Dat is precies de rol van MyOrchestrator. 

 

Duidelijke en gecontroleerde document workflows

Met MyOrchestrator wordt elk document proces helder gedefinieerd en beheerd.

Voor elke workflow (HR-contracten, klantcontracten, officiële communicatie of compliance-documenten) bepaal je: 

  • welke data wordt gebruikt
  • welke documenten worden gegenereerd
  • wie mag bewerken, valideren, goedkeuren of ondertekenen
  • welke stappen verplicht zijn
  • welke externe systemen worden aangestuurd 

Dit garandeert consistentie, verantwoordelijkheid en compliance by design. 

DORA-certificering voor SmartDigiDocs en Contraste Europe

Voor wie is MyOrchestrator ontworpen?

MyOrchestrator is ontworpen voor organisaties waar documenten cruciaal zijn voor de operationele werking, compliance en bedrijfscontinuïteit.

Het ondersteunt onder andere:

  • Operations managers die nood hebben aan meer zichtbaarheid, controle en snelheid in documentgedreven processen

  • Compliance- en risk officers die volledige traceerbaarheid, auditmogelijkheden en naleving van regelgeving vereisen

  • Legal teams die contracten, goedkeuringsprocessen en gevoelige documentatie beheren

  • IT-managers die op zoek zijn naar een veilige low-code orchestration layer die eenvoudig integreert met bestaande systemen

Typische organisaties
Startups, middelgrote en groeiende bedrijven met 5 tot 5.000 medewerkers

Belangrijke sectoren en afdelingen: 
Finance, insurance, legal, real estate, juridische afdelingen, HR- afdelingen, salesafdelingen en andere gereguleerde of documentintensieve sectoren. 

Orkestratie van de volledige document leven

  1. Procesinitiatie

    • manuele start of API-trigger
    • dynamische gegevensoverdracht of aanvulling
    • documenten ophalen via API of SharePoint

     


  2. Document generatie

    • documenten en e-mails via intelligente templates
    • naleving van huisstijl en compliance-richtlijnen

     

  3. Samenwerking en bewerking

    • bewerken in Microsoft 365 of via Word-plugin
    • invoegen van clausules en dynamische content
    • volledige versiecontrole

     

  4. Validatie en goedkeuring

    • rolgebaseerde goedkeuringen
    • volledige traceerbaarheid van wijzigingen

     

  5. Finalisatie

    • automatische opschoning van revisies
    • bundeling van contracten en bijlagen

     

  6. Ondertekening, archivering en distributie

    • geïntegreerde elektronische handtekening
    • conforme lange termijn archivering
    • distributie via e-mail, print of API 

Ingebouwde compliance en traceerbaarheid 

 

MyOrchestrator is ontworpen om moderne regelgeving en audit vereisten standaard te ondersteunen. 

  • volledigeaudit trail
  • native traceerbaarheid over de volledige workflow
  • ondersteuning voor: 
      o NIS2 
      o eIDAS 
      o DORA 
      o European Accessibility Act (EAA)
  • enterprise cloudbeveiliging
  • authenticatie via Microsoft 365 

Compliance is geen add-on. Het is geïntegreerd in elke stap. 

Een open document ecosysteem, geen standalone tool 


MyOrchestrator fungeert als document backbone en orkestreert best-of-breed oplossingen in één coherent workflowmodel.

Geïntegreerde partners zijn onder meer: 

  • eIDAS-conformearchivering: Docbyte
  • documentbeheer & facturatie: Arco Information
  • contract lifecycle management: Birdseye
  • elektronische handtekening: 
      o Nitro Software 
      o Dioss Smart Solutions
  • customer communication management: Eclipse Group 

U kiest uw partners. 
MyOrchestrator garandeert naadloze integratie. 

Onmiddellijke en meetbare bedrijfswaarde

Voor operations managers, juridische teams en executives levert MyOrchestrator directe waarde. Het vermindert drastisch e-mailverkeer en document chaos, verlaagt fouten en verliezen en biedt realtime inzicht in de voortgang van processen. 

Dankzij integratie met Microsoft Word, Microsoft 365 en SharePoint is de gebruikersadoptie snel en intuïtief. Proof-of-concepts worden binnen enkele dagen gerealiseerd en productie-uitrol volgt snel. Bovendien vermijdt MyOrchestrator technologische lock-in door te werken met open standaarden.

MyOrchestrator: een nieuwe mijlpaal voor SmartDigiDocs 

 

Met MyOrchestrator zet Contraste Europe SmartDigiDocs een stap verder door documentgeneratie om te vormen tot een volwaardig bedrijfsproces. Documenten bewegen gestructureerd door de organisatie zonder frictie of manuele overdrachten. Compliance en traceerbaarheid zijn standaard ingebouwd, waardoor teams sneller en met minder risico werken. 

MyOrchestrator transformeert document beheer tot een intelligent, open en resultaatgericht document ecosysteem. 

Met MyOrchestrator wordt de droom van een paperless office eindelijk werkelijkheid.