MyExpenses
De la planification des déplacements à la validation des dépenses, gérez chaque coût grâce à un workflow digital structuré.
Reprenez le contrôle des dépenses professionnelles
Les voyages d’affaires, les réunions clients, les événements internes et les activités opérationnelles génèrent en permanence des dépenses au sein des organisations. Pourtant, la gestion de ces dépenses reste souvent étonnamment complexe.
Les reçus sont stockés dans des emails ou des feuilles de calcul.
Les notes de frais circulent entre différents outils non connectés.
Les validations se font de manière informelle.
Les équipes financières passent un temps précieux à rapprocher les documents et vérifier les coûts.
Sans processus structurés, les organisations peinent à maintenir la visibilité, le contrôle et l’efficacité dans la gestion des dépenses.
Structurer la gestion des dépenses
La gestion des dépenses ne se limite pas à la simple soumission de justificatifs. Elle implique souvent plusieurs parties prenantes, des politiques internes et des processus de validation financière.
Les collaborateurs doivent demander des budgets de déplacement, les managers doivent approuver les dépenses et les équipes financières doivent vérifier les justificatifs avant remboursement ou intégration comptable.
Lorsque ces processus reposent sur des outils manuels ou des systèmes fragmentés, les organisations rencontrent régulièrement plusieurs difficultés :
- visibilité limitée sur les dépenses opérationnelles
- délais dans la validation et le remboursement des frais
- charge administrative pour les employés et les équipes financières
- difficultés à garantir le respect des politiques financières internes
À mesure que les organisations se développent, ces défis s’intensifient. Une approche structurée et digitale devient alors essentielle pour maintenir l’efficacité et la gouvernance.
Qu’est-ce que My Expenses ?
My Expenses est une plateforme digitale conçue pour simplifier et structurer la gestion des dépenses professionnelles au sein des organisations.
La solution offre un environnement centralisé dans lequel les collaborateurs peuvent soumettre leurs déclarations de dépenses, joindre les justificatifs nécessaires et suivre leurs demandes via des workflows de validation structurés.
De la planification des déplacements à la validation des dépenses
My Expenses structure l’ensemble du cycle de gestion des dépenses, permettant aux organisations de conserver visibilité et contrôle à chaque étape.
Le processus commence généralement par la planification d’un déplacement ou d’un événement, lors de laquelle les collaborateurs peuvent soumettre une demande et estimer les coûts prévus. Les managers examinent ces demandes et valident les budgets avant que les dépenses ne soient engagées.
Une fois l’activité réalisée, les collaborateurs peuvent enregistrer leurs dépenses directement dans la plateforme et télécharger les justificatifs correspondants. Ces déclarations suivent ensuite un processus d’approbation structuré avant d’être vérifiées par les équipes financières et intégrées dans les processus comptables.
Cette approche transforme la gestion des dépenses en un processus structuré plutôt qu’en une simple tâche administrative.
Les managers bénéficient d’une meilleure visibilité sur les budgets et les validations de dépenses, tandis que les équipes financières peuvent s’assurer que chaque coût déclaré respecte les politiques financières internes et les procédures comptables.
En connectant les collaborateurs, les managers et les équipes financières au sein d’une même plateforme, My Expenses permet aux organisations de gérer leurs dépenses opérationnelles de manière plus transparente et contrôlée.
Cas d’usage concrets
Cas d’usage concrets
My Expenses prend en charge de nombreux scénarios opérationnels où la gouvernance des dépenses et la visibilité financière sont essentielles.
Gestion des déplacements professionnels
Les collaborateurs peuvent soumettre leurs demandes de déplacement, estimer les budgets et enregistrer les dépenses liées au transport, à l’hébergement ou aux repas professionnels.
Activités commerciales et relation client
Les équipes commerciales génèrent souvent des dépenses liées aux réunions clients, aux démonstrations de produits ou aux événements commerciaux. My Expenses permet d’enregistrer et de valider ces coûts dans des processus d’approbation structurés.
Événements d’entreprise et conférences
Les organisations peuvent planifier et suivre les budgets associés aux conférences, séminaires ou salons professionnels tout en contrôlant l’ensemble des dépenses associées.
Suivi des dépenses opérationnelles
Les départements peuvent suivre les dépenses quotidiennes telles que les frais de transport, de parking ou d’autres coûts liés aux projets.
Gouvernance financière et efficacité opérationnelle
En digitalisant les processus de gestion des dépenses, les organisations gagnent un meilleur contrôle sur leurs dépenses opérationnelles tout en simplifiant les tâches administratives des collaborateurs.
My Expenses aide les organisations à :
- améliorer la visibilité sur les dépenses des différents départements
- accélérer les processus d’approbation et de remboursement
- réduire les tâches administratives manuelles
- garantir le respect des politiques financières internes
- assurer la traçabilité des workflows de dépenses
Cette approche structurée permet aux entreprises de gérer des activités opérationnelles croissantes tout en conservant une vision financière claire.
Intégration dans l’écosystème de SmartDigiDocs
My Expenses fonctionne comme une application dédiée à la gestion des demandes de déplacement et des déclarations de dépenses, tout en restant compatible avec l’écosystème plus large de SmartDigiDocs.
Dans les organisations utilisant les technologies SmartDigiDocs, les workflows de gestion des dépenses peuvent interagir avec des capacités supplémentaires d’automatisation documentaire et de gestion des processus.
Par exemple, des solutions comme MyOrchestrator peuvent prendre en charge des workflows d’approbation étendus ou des validations inter-départementales, tandis que des technologies documentaires comme SDD Sketch peuvent générer des documents structurés tels que des rapports de dépenses ou des synthèses financières.
En connectant la gestion des dépenses opérationnelles avec l’automatisation documentaire et l’orchestration des workflows, les organisations peuvent construire un environnement digital plus intégré et mieux gouverné.